Le logiciel
Le tour complet, dans l'ordre où l'on s'en sert.
L'argent d'abord, parce que c'est ce qui décide si l'établissement tient. Puis les élèves, puis la classe, puis le poste lui-même. Tout est dans le même logiciel, et un nom d'élève ne se tape qu'une seule fois dans l'année.
L'argent
La caisse, les échéanciers et le recouvrement.
C'est le cœur du produit, et c'est par là qu'un établissement juge s'il a bien fait de changer d'outil. Si cette partie ne vous fait pas gagner d'argent dès le premier trimestre, le reste ne rattrapera rien.
La caisse s'arrête chaque soir, au franc près.
Chaque journée s'ouvre et se ferme. À la clôture, la personne au guichet saisit ce qu'il y a dans le tiroir, et Ardoise le compare à ce qui aurait dû s'y trouver. L'écart apparaît le soir même, détaillé par moyen de paiement, et se règle pendant que tout le monde se souvient encore de la journée.
Seules les espèces se comptent physiquement. Le mobile money, les virements et les chèques se vérifient sur leurs relevés, et Ardoise le dit à l'écran plutôt que de laisser quelqu'un chercher 742 000 F dans un tiroir.
| Moyen de paiement | Reçus | Montant |
|---|---|---|
| Espèces | 31 | 1 285 000 F |
| MTN MoMo | 18 | 742 000 F |
| Moov Money | 6 | 198 000 F |
| Virement | 2 | 300 000 F |
Espèces attendues dans le tiroir
Écart
Le guichet
Un élève se retrouve par son nom ou par son matricule, même après plusieurs années d'archives. Sa fiche montre ce qu'il doit, ce qu'il a versé, et à quelle échéance. Espèces, mobile money, virement, chèque. Avant de valider, l'écran annonce ce que la somme va solder.
Les échéanciers
Vos tarifs se décrivent une fois, par niveau, avec les tranches et leurs dates. Inscription et frais d'examen se traitent à part. Bourses, remises et tarifs de fratrie s'appliquent au bon endroit sans intervention, et un boursier n'apparaît jamais en retard par accident.
Le reçu
Numéroté, scellé, vérifiable des années plus tard. Un écran dit si un papier présenté au guichet vient bien de votre établissement. Le duplicata s'imprime autant de fois qu'il le faut sans jamais créer un second paiement, et un encaissement annulé laisse les deux écritures visibles.
Le recouvrement
La liste des impayés se filtre par classe et par tranche. Vous en tirez un lot de relances par SMS ou par WhatsApp, relu avant de partir, ou un fichier pour le conseil d'administration. Le même écran donne la liste des élèves non autorisés à composer.
Les élèves
Le dossier, et tout ce qu'on en tire.
L'inscription et la rentrée
La liste de l'année précédente se reconduit classe par classe. Un nouvel élève s'inscrit depuis le guichet, et son échéancier se construit à partir de la grille de son niveau. La liste Excel que votre secrétariat utilise déjà s'importe telle quelle, avec un rapport de ce qui a été refusé et pourquoi.
Les mouvements en cours d'année
Un changement de classe, un départ, un retour. Un élève qui quitte l'établissement sort proprement des listes sans effacer ce qui reste dû, et un élève qui revient retrouve son dossier au lieu d'en ouvrir un second.
Les pièces du secrétariat
Certificat de scolarité, attestation de fréquentation, listes de classe, fiches de notes. Imprimés depuis la fiche, numérotés, et consignés dans un registre qui dit qui a délivré quoi.
Les responsables
Père, mère, tuteur, avec leurs numéros et celui qui reçoit les messages. C'est ce qui permet à une relance de partir vers la bonne personne, et à un certificat d'être remis à quelqu'un dont le nom est au dossier.
La classe
Les notes, les bulletins, et ce qui se passe dans la cour.
Le carnet de notes
Matières, coefficients, devoirs et compositions, selon la règle de calcul de votre pays. La grille de saisie est faite pour trente notes à la suite : on tape, on passe à la ligne, on enregistre. Le professeur ouvre sa classe sur son téléphone depuis le réseau de l'établissement, et il ne voit que sa classe.
Les bulletins et le conseil de classe
Moyennes, rangs, appréciations, mention. Un bulletin remis à une famille se réimprime des années plus tard, identique au premier. Le conseil de classe dispose du tableau complet avant de s'asseoir.
Le niveau de chaque élève
Où il en est face à lui-même, face à sa classe, et face au trimestre précédent. Trois écarts séparés, parce qu'ils répondent à trois questions différentes, et chacun se recompte à la main devant un parent qui conteste.
La vie scolaire
Appel en cours, retards au portail, observations. Ce qui doit remonter à l'administration y remonte avant d'aller vers la famille : un message à un parent a toujours été relu par quelqu'un.
Les examens
Dossiers de candidature, listes à déposer à la direction départementale, résultats et taux de réussite, consignés par classe et par session.
Les sorties et activités
Excursions et soutenances organisées depuis le dossier de l'élève, avec la feuille de car que tient la personne à la porte du bus.
Le poste
Qui voit quoi, et ce qui protège vos années de travail.
Un compte par personne
Chaque geste porte un nom, parce que l'identité vient de la connexion et ne se choisit pas dans une liste. Le promoteur, le directeur, le censeur, la caissière et le surveillant ne voient pas le même écran.
La sauvegarde
Une copie chiffrée se fabrique d'un clic sur la clé USB que vous branchez. Ardoise la réclame tant qu'elle n'est pas faite, et vérifie qu'elle se relit vraiment au lieu de vous laisser croire qu'elle existe.
Les corrections
Une correction vous parvient et s'installe au démarrage suivant, jamais pendant que le guichet travaille. Dans un établissement sans réseau, elle arrive sur une clé et suit exactement le même chemin.
Ce qu'Ardoise ne fait pas, et c'est volontaire. Elle ne tient pas votre comptabilité générale : elle s'arrête là où commence le travail de votre comptable, et lui donne des états qu'il peut reprendre. Elle ne gère ni la paie, ni les stocks, ni la bibliothèque.
Le voir tourner avec vos chiffres.
Nous ouvrons Ardoise avec vos classes et votre grille tarifaire. Vingt minutes suffisent à savoir si c'est pour vous, et les trois premiers mois sont offerts aux premiers établissements qui démarrent avec nous en Afrique.